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sexta-feira, 17 de fevereiro de 2012

Como melhorar a capacidade da busca corporativa

Especialistas recomendam a escolha de ferramentas com a mesma performance de motores conhecidos para estimular usuários a fazerem pesquisas nos desktops.

O Google e outros sistemas de busca na Internet quase nunca falham na hora de entregar resultados relevantes instantaneamente. Isso cria um desafio para o CIO na hora de pensar em um projeto para satisfazer as expectativas dos funcionários sobre as capacidades de pesquisa no ambiente de trabalho.. Porém, segundo especialistas, é possível implementar tecnologias eficientes que permitem realizar pesquisas corporativas com produtividade.

Entretanto, os especialistas afirmam que adotar um motor de busca para as tarefas corporativas com o mesmo despenho como do Google com a mesma capacidades que estamos acostumados a usar em nossas vidas diária não é tarefa simples. Não é fácil convencer todos os funcionários a usarem esse tipo de ferramenta. É importante antes de escolher o sistema de busca que sua empresa vai utilizar fazer uma uma avaliação prévia das necessidades da companhia e realizar uma prova de conceito para medir a performance da ferramenta a ser implementada.

Analistas recomendam adotar um motor de busca que integra os resultados de múltiplos repositórios. Essa tecnologia conhecida como "pesquisa federada" para fazer buscas em locais remotos sem a necessidade de abrir sites ou usar o browser, permite criar relatórios com uma quantidade muito maior de informações. O uso de relatórios independentes de repositórios diferentes simplesmente não têm o mesmo impacto.

A busca corporativa é uma necessidade premente para as empresas e uma tendência crescente. Uma pesquisa da Forrester, realizada no último trimestre de 2010, observou que 47% das companhias estão implementando ou planejando ter algum software para acessar informações, tais como ferramentas de busca da empresa.

Antes de embarcar em um projeto de pesquisa da empresa, você deve primeiro determinar o que é necessário para sua companhia. Alguns gerentes de TI consideram que as ferramentas de busca de desktop e recursos inerentes aos repositórios de informações organizacionais, tais como e-mail e sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS), são suficientes.

Existem produtos muito diferentes e fornecedores no mercado de busca corporativa. Há desde os provedores especializados em indústrias específicas, tais como Attivio, Coveo, Endeca, Exalead, Sinequa Vivisimo a fornecedores de busca integrado (Autonomy, Microsoft etc), pssando pelos de pesquisa independentes como plataforma Google, ISYS ou Fabasoft.

Faça prova de conceito

Depois de ter escolhido o produto certo, é hora de realizar uma prova de conceito (PoC). O objetivo é determinar se o motor de busca não só atende o que o vendedor prometeu, mas avaliar se a tecnologia permite fazer o que você precisa de acordo com as necessidades da companhia de forma bem-sucedida em seu ambiente técnico.

Neste sentido, é preciso incluir uma mistura representativa de tipos de documentos, tamanhos e perfis de segurança para o motor de pesquisa e índice. Após esse trabalho, os repositórios de dados são rastreados e indexados. A próxima etapa é configurar a interface do usuário e os módulos de segurança. É essencial para confirmar se sistema de busca respeita as paredes de permissões que foram erguidas em torno de informações confidenciais.

Tratamento das informações

O tratamento de documentos sensíveis, incluindo memorandos confidenciais e avaliações de desempenho, é considerao como um dos maiores desafios enfrentado para implementação de um mecanismo de busca empresarial.

As empresas às vezes descobrem conteúdo sensível apresentado em uma área pública do sistema de gestão documental. Os conteúdos tinham sido protegidos com sucesso porque as ferramentas de busca anteriores não eram fortes o suficiente. Mas com uma poderosa ferramenta, tais como pesquisa federada, é possível ajudar os usuários a encontrar mais informações do que a companhia poderia desejar.
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